놓친 만료 계약을 연 6건에서 0건으로 줄인 계약서 관리 프로그램 사례

고객은 어떤 상황이었나요?

관리 건물마다 청소·경비·승강기 유지보수·소방 점검 같은 협력사 계약이 10건 안팎씩 있었고, 원본은 건물별 바인더에, 만료일은 엑셀 대장에 따로 적었습니다. 자동연장 조항이 있는 계약은 만료 30~60일 전까지 해지나 조건 변경을 통보해야 했지만, 대장을 정기적으로 확인하는 사람이 정해져 있지 않았습니다. 그 결과 단가를 다시 협상할 시점을 놓친 채 기존 조건으로 1년씩 자동 연장된 계약이 한 해에 6건 나왔습니다.

기존에는 무엇이 문제였나요?

• —계약 원본과 대장이 분리돼 조건을 확인하려면 바인더를 직접 찾아야 함
• —자동연장 계약의 해지 통보 기한을 놓쳐 불리한 조건으로 연장
• —건물·협력사별 계약 현황을 한 번에 볼 수 없음
• —담당자 교체 시 계약 이력 인수인계 누락
• —변경 계약·단가 조정 이력이 대장에 반영되지 않음

데벨은 계약서 관리 프로그램을 어떻게 구축했나요?

바인더의 계약서를 모두 스캔해 계약 기간·금액·자동연장 여부·해지 통보 기간을 항목으로 등록하고, 원본 PDF를 계약 정보에 연결했습니다. 만료일과 별도로 해지 통보 마감일을 계산해 90일·60일·30일 전에 건물 담당자와 팀장에게 알림이 가도록 했습니다. 변경 계약이나 단가 조정은 기존 계약 아래 이력으로 쌓여, 지금 적용 중인 조건이 무엇인지 한 화면에서 확인할 수 있습니다.

계약서 관리 프로그램 도입 전후 비교

자동화 후 무엇이 달라졌나요?

• 자동연장 전에 재견적을 받아 협력사 단가 재조정
• 계약 조건을 현장에서도 바로 확인
• 건물별 계약 현황을 한 화면에서 비교
• 담당자가 바뀌어도 계약 이력이 그대로 남음

운영하면서 무엇을 개선했나요?

도입 첫 분기 만료 예정 계약 41건 중 9건은 알림 시점에 재견적을 받아 조건을 다시 정했습니다. 신규 계약은 체결할 때 PDF 업로드와 항목 입력을 함께 하도록 등록 절차를 정리했습니다.

계약서 관리 프로그램에 대해 자주 묻는 질문