월 청구서 3일 작업을 반나절로 줄인 엑셀 시스템 구축 사례

고객은 어떤 상황이었나요?

장비 대여와 반납은 거래처별 엑셀 파일에, 장비 상태는 별도 대장 파일에, 청구는 월별 파일에 각각 기록했습니다. 파일이 30개를 넘어가면서 같은 장비가 두 현장에 동시에 대여 중으로 잡히거나, 이미 반납된 장비가 다음 달에도 청구되는 일이 생겼습니다. 직원들은 엑셀에 익숙했고 별도 프로그램 도입은 부담스러워해, 엑셀 안에서 해결하는 방식을 원했습니다.

기존에는 무엇이 문제였나요?

• —장비 한 대의 이력을 보려면 거래처·월별 파일을 여러 개 열어야 함
• —대여·반납 일수를 손으로 세어 일할 청구 오류 발생
• —같은 장비 중복 대여, 반납 장비 계속 청구 등 대장 불일치
• —월말 청구서 작성에 약 3일 소요
• —담당자마다 입력 방식이 달라 집계 불가

데벨은 엑셀 시스템 구축을 어떻게 구축했나요?

흩어진 파일을 장비 대장·거래처·대여 기록 세 개의 기준 시트로 정리하고, 직원은 입력 화면 시트에서만 등록하도록 했습니다. 장비번호를 고르면 현재 상태와 위치가 함께 표시되고, 이미 대여 중인 장비는 등록 단계에서 막힙니다. 월말에는 버튼 한 번으로 거래처별 대여 기간을 일할 계산해 청구서 시트가 생성되며, 계산 근거가 된 대여 기록이 청구서 아래에 함께 붙습니다.

엑셀 시스템 구축 도입 전후 비교

자동화 후 무엇이 달라졌나요?

• 장비 한 대의 대여 이력을 한 화면에서 조회
• 일할 계산 오류와 반납 장비 청구가 사라짐
• 익숙한 엑셀 화면이라 별도 교육 없이 바로 사용
• 청구 근거가 함께 나가 거래처 문의 응대 시간 단축

운영하면서 무엇을 개선했나요?

단가가 바뀌면 단가 시트만 수정하면 다음 청구부터 반영됩니다. 파일 손상에 대비해 매일 업무 종료 시 날짜별 백업본이 공유 드라이브에 자동 저장됩니다.

엑셀 시스템 구축에 대해 자주 묻는 질문